Wir suchen Dich! Du bist organisiert, eigenverantwortlich und liebst es, strategische und operative Themen aktiv mitzugestalten? Du hast den Blick fürs große Ganze, ohne dabei die Details aus den Augen zu verlieren? Dann bist Du bei uns genau richtig! Wir suchen eine Executive Assistent (m/w/d) in Vollzeit (mind. 32h/Woche) - 100% remote.
Was Dich erwartet:
Als Executive Assistant (EA) bist Du eine zentrale Stütze unserer Geschäftsleitung. Dein Fokus liegt nicht auf klassischen Sekretariatsaufgaben, sondern auf strategischer Mitgestaltung, effizientem Projektmanagement und operativer Umsetzung. Du übernimmst eigenständig Projekte, steuerst Teams und externe Dienstleister und bringst aktiv Ideen ein.
Deine Aufgaben:
- Eigenständige Planung, Steuerung und Umsetzung von Projekten mit einem Projektmanagement-Tool
- Optimierung und Pflege des Projektmanagement-Systems
- Entwicklung, Implementierung und Optimierung von Business-Workflows zur Effizienzsteigerung
- Recherche und Analyse spezifischer Fragestellungen sowie Erstellung anschaulicher Reportings und Präsentationen für die Geschäftsleitung
- Koordination und Steuerung externer Dienstleister (z. B. Behörden, Architekten, Baufirmen, Agenturen)
- Kommunikation und Terminorganisation mit Geschäftspartnern und internen Teams
- Vorbereitung, Planung und Nachbereitung von Meetings und strategischen Workshops
- Erstellung und Pflege von Datenbanken sowie Dokumentation von Unternehmensprozessen
- Planung und Organisation des Betriebsbedarfs (Einkauf & Beschaffung)
- Aufbau und Führung von Teams, Delegation von Aufgaben an interne und externe Mitarbeiter
- Unterstützung bei der Unternehmensentwicklung durch aktive Mitgestaltung neuer Geschäftsstrategien
Das bringst Du mit:
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium mit wirtschaftlichem Schwerpunkt oder im Projektmanagement bzw. vergleichbare Qualifikation
- Sicherer Umgang mit cloudbasierten Software-Tools (Google Workspace, Office 365 etc.)
- sicherer Umgang mit KI Anwendungen
- Fundierte Erfahrung im Projektmanagement, idealerweise mit Asana, Jira, ClickUp, Monday o. ä.
- Sehr gute Kenntnisse in Google Sheets/Excel (Datentabellen, Pivot-Tabellen etc.)
- Idealerweise Erfahrung im Immobilienbereich oder Affinität für die Immobilien- und Bauwirtschaft
- Verhandlungssichere Deutsch- und sehr gute Englischkenntnisse
- Analytisches Denken, hohe Zahlenaffinität sowie eine strukturierte und selbstständige Arbeitsweise
- Selbstmanagement, Eigenverantwortung und Stressresistenz
- Kommunikationsstärke sowie sicheres und professionelles Auftreten
- Hohe Problemlösungskompetenz und eine proaktive Herangehensweise an Herausforderungen
Das bieten wir Dir:
- Work-Life-Balance: Flexible und planbare Arbeitszeiten für die Vereinbarkeit von Karriere, Familie und Privatleben (Mo–Fr im Zeitrahmen von 06:00 bis 20:00h MEZ, Kernarbeitszeit 10:00–14:00h) - und das 100% remote
- Modernes Equipment: Firmenlaptop, -handy, Monitore, Webcam, Tastatur, Maus & weiteres Zubehör
- Persönliche Wertschätzung: Team-Events, Unternehmensbenefits & kleine Aufmerksamkeiten
- Start-up-Mentalität: Werde Teil eines wachsenden Unternehmens mit viel Gestaltungsspielraum und Innovationskraft
- Vertrauensvolle Zusammenarbeit: Eigenverantwortung statt Mikromanagement – wir setzen auf Dein Know-how
- Karriereentwicklung: Möglichkeit zur persönlichen und beruflichen Weiterentwicklung durch interne und externe Schulungen
Über uns:
Seit 2014 ist die ninepoint GmbH ein innovatives, familiäres, international tätiges und erfolgreich wachsendes Dienstleistungsunternehmen. Unsere Kunden sind führende internationale IT-Konzerne, mit denen wir langfristige, strategische Partnerschaften in den Bereichen D2C-E-Commerce und Cashback-Promotions pflegen.
Die nikan office GmbH, ist ein innovatives Start-up, das im Februar 2025 ein modernes Office Center mit 441 qm in der Leverkusener Bahnstadt eröffnet hat.
In dieser Position unterstützt Du vor allem unseren Chief Business Development Officer und verantwortest Aufgabenfelder beider Unternehmen.
Wir konzentrieren uns dabei auf agiles und eigenverantwortliches Arbeiten, Nachhaltigkeit und ein gesundes Verhältnis von Arbeit und Privatleben. Woher Du kommst, welche Hautfarbe Du hast, woran Du glaubst, mit welchem Geschlecht Du Dich identifizierst, wen Du liebst oder ob Du eine Behinderung hast, spielt für uns keine Rolle.
Interesse?
Wenn Du Leidenschaft und Neugier mitbringst und uns gerne unterstützen möchtest, freuen wir uns darauf, Dich kennenzulernen.
Deine Ansprechpartnerin für diese Vakanz ist Selina Robinek (she/her).
# Executive Assistant, Projektmanagement, Management, StartUp, KarriereChance, Leadership
