Du willst Verantwortung übernehmen, den Arbeitsalltag strukturieren und einen modernen Coworking Space mitgestalten? Dann werde Senior Office Manager (m/w/d) in Vollzeit bei uns vor Ort in Leverkusen und unterstütze uns im Büro- und Backoffice-Management!
Deine Aufgaben:
- Büroorganisation & Backoffice: Du kümmerst Dich um administrative Abläufe, Datenpflege und sorgst für effiziente Prozesse.
- Kundenbetreuung & Beratung: Du bist Ansprechperson für unsere Mieter, führst Besichtigungen durch und bietest passende Lösungen an.
- Vertrags- & Rechnungsmanagement: Du unterstützt bei der Abwicklung von Verträgen und der Rechnungsstellung für unsere Kunden.
- Post- & Dokumentenmanagement: Bearbeitung und digitale Ablage interner und externer Dokumente.
- Event- & Meetingkoordination: Du planst interne Events, Meetings und Workshops und stellst die Buchungen sicher.
- Qualitätsmanagement: Du überprüfst regelmäßig die Infrastruktur des Coworking Spaces und organisierst ggf. Dienstleister für Reparaturen oder Optimierungen.
- Unterstützung des Managements: Du arbeitest eng mit der Geschäftsführung zusammen und bringst Deine Ideen für die Weiterentwicklung des Standorts ein.
- Flächenpflege & Wohlfühlatmosphäre: Du behältst den Coworking Space im Blick und sorgst für ein professionelles, gepflegtes Arbeitsumfeld sowie eine einladende Atmosphäre – von der vorausschauenden Betreuung unserer Büroflächen bis hin zur Sicherstellung, dass Mitarbeitende und Gäste sich jederzeit rundum wohlfühlen.
Das bringst Du mit:
- erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Erfahrung
- mehrjährige Erfahrung im klassischen Office-Management, idealerweise in einem kundenorientierten Umfeld
- Organisationsgeschick & eigenständige Arbeitsweise
- Sicherer Umgang mit digitalen Tools (z. B. Google Workspace, Buchungstools) und KI Anwendungen
- Sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse
- Kommunikationsstärke & serviceorientiertes Denken
- Hands-on-Mentalität & Freude am Umgang mit Menschen
Das darfst Du erwarten:
- Viel Verantwortung & Eigenständigkeit – Gestalte Prozesse aktiv mit!
- Planbare Arbeitszeiten – Montag bis Freitag, innerhalb von 09:00 – 18:00 Uhr
- Modernes Office & Coworking-Umfeld – Kein klassisches Büro, sondern ein kreativer Arbeitsplatz
- Kleines Team, große Wertschätzung – Wir setzen auf Zusammenhalt & flache Hierarchien
- Start-up-Atmosphäre – Bring Deine Ideen ein & entwickle Dich mit uns weiter
- Nachhaltigkeit & Work-Life-Balance – Ein gesundes Arbeitsumfeld liegt uns am Herzen
Über uns
Die nikan office GmbH ist ein innovatives Start-up, das im Februar 2025 ein modernes Office Center mit 441 qm in der Leverkusener Bahnstadt eröffnet hat. Unser Ziel? Büroarbeit sorgenfrei machen! Wir bieten flexible Lösungen für Unternehmen, von Coworking über Meetingräume bis hin zu Rundum-Services wie Empfang, Postannahme & Getränkeflatrate.
Diversity & Gleichberechtigung sind für uns selbstverständlich – Wir schätzen Vielfalt in jeder Form.
Der Recruitingprozess sowie die Einstellung erfolgt über unser Schwesterunternehmen, der ninepoint GmbH.
Interesse?
Wenn Du Leidenschaft und Neugier mitbringst und uns gerne unterstützen möchtest, freuen wir uns darauf, Dich kennenzulernen.
Deine Ansprechpartnerin für diese Vakanz ist Selina Robinek (she/her).
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